Flotte automobile : principe, gestion et financement

GUIDE ENTREPRISE

Découvrez le principe et le fonctionnement d’une flotte automobile au sein d’une entreprise ainsi que les particularités de sa gestion, mais aussi de son financement (et ou assurance).

flotte automobile

Définition d’une flotte automobile

Une flotte auto également appelé parc auto constitue l’ensemble des véhicules utilisés au sein d’une entreprise. Une flotte peut être constituée de deux véhicules comme de plusieurs centaines ou de plusieurs milliers. On peut retrouver différents types de véhicules (citadines, berlines, break) avec notamment des véhicules particuliers, des véhicules de société (sans place arrière) et des utilitaires (camionnettes, fourgon, camions). Ces véhicules peuvent être utilisés par différents types de collaborateurs : des commerciaux, des agents, des techniciens… Ils doivent donc être adaptés à l’activité du collaborateur. Toute la particularité d’une flotte repose sur sa gestion, c’est-à-dire que l’objectif pour l’entreprise est de rationnaliser au maximum l’utilisation des véhicules.

Comment gérer une flotte automobile ?

Les besoins en matière de gestion ne sont pas les mêmes suivant l’activité de l’entreprise, le nombre de véhicules à gérer et les compétences au sein de l’organisation. Il y a deux solutions pour gérer une flotte de véhicules :

  • Internaliser dans l’entreprise
  • Externaliser avec une société spécialisée

Internalisation de la gestion de flotte

De nombreuses entreprises ayant moins de 10 véhicules vont assurer elles-mêmes la gestion des véhicules au sein de l’organisation. Elles vont se charger de l’achat (ou location) avec la définition des besoins au niveau du véhicule, la comparaison des prix, les négociations tarifaires, elles vont ensuite gérer l’assurance et les entretiens. Les véhicules sont bien souvent attitrés aux salariés et cela facilite clairement la gestion, les sinistres ou pannes sont gérés au cas par cas avec des solutions de repli, soit un véhicule en location courte, soit un véhicule de prêt, soit un ancien véhicule de flotte prévu à cet effet.

Pour la plupart, ce sont des entreprises qui se sont développé au fur et à mesure et qui se sont équipés au fil du temps, la gestion se fait donc naturellement lorsque le véhicule arrive à ses limites, ou lorsque le contrat de leasing (LOA, LLD) se termine. La gestion de cette flotte nécessite une bonne organisation, un échange régulier avec les collaborateurs utilisant les véhicules et la tenue d’un livret des dépenses pour chaque voiture. L’utilisation d’un logiciel de gestion de flotte peut être un atout pour optimiser le temps à passer sur cette tâche, qui est bien souvent assumée par des assistant(es) de direction ou les gérants eux-mêmes.

Quels avantages et inconvénients ?

La gestion en interne évite un surcoût pour l’entreprise, c’est bien souvent un salarié qui va prendre cette mission en complément de ses tâches au sein de l’organisation. L’entreprise maitrise tous les coûts et peut gérer plus rapidement une augmentation ou réduction du parc.

Cependant, cette solution nécessite un minimum de compétences dans la gestion de flotte, elle est applicable lorsque l’entreprise dispose de quelques véhicules, elle se complique lorsqu’il faut en gérer plusieurs dizaines car cela nécessite un collaborateur à plein temps, voir plusieurs.

Externalisation de la gestion de flotte

Si gérer plusieurs véhicules paraît tout fait réalisable par un collaborateur au sein de l’entreprise, la tâche peut vite se compliquer lorsque l’entreprises compte plusieurs dizaines ou plusieurs centaines de véhicules. Cela nécessite une réelle expertise mais aussi des outils qui vont permettre de rationaliser l’utilisation des véhicules et surtout d’optimiser cette charge pour l’entreprise. De nombreuses entreprises sont spécialisées dans la gestion de flotte, elles peuvent assurer une partie ou la totalité de la gestion : acquisition, attribution des véhicules, gestion des entretiens, assurance, renouvellement.

La gestion d’une flotte est un travail quotidien, il faut gérer les véhicules mais aussi assurer un taux de disponibilité maximal pour les collaborateurs. Un sinistre, une panne, un entretien ou encore un remplacement de véhicule, ces situations sont fréquentes et il indispensable d’être réactif pour proposer une solution au collaborateur. Lorsque les flottes sont importantes, il est plus simple de réattribuer des véhicules en fonction des besoins de chacun (type de véhicule, kilométrage…). Bien évidemment, cela entraine un coût supplémentaire pour l’entreprise.

Quels avantages et inconvénients ?

Une entreprise spécialisée est équipée avec des outils et des méthodologies pour assurer une gestion de flotte optimale, avec une optimisation des coûts qui peut être bien plus efficace que dans le cadre d’une gestion en interne.

L’externalisation entraine un coût supplémentaire et une dépendance vis-à-vis de cette société, il peut être compliqué de sortir de ce type de gestion pour internaliser la gestion du parc.

Comment financer un parc automobile ?

Le financement va essentiellement dépendre de la situation de l’entreprise et forcément de ses capacités de financement. Il existe trois solutions :

  • La trésorerie
  • Le crédit professionnel
  • La location longue durée (LLD)

Le financement par la trésorerie

Certaines entreprises vont disposer d’une trésorerie suffisante pour couvrir l’achat des véhicules, une situation confortable pour des entreprises ayant de l’ancienneté et une activité croissante. Pour des entreprises plus jeunes ou faisant face à un développement soudain, la trésorerie n’est généralement pas suffisante pour couvrir un tel investissement. Il faut donc recourir à d’autres mécanismes comme ceux du crédit bancaire.

Le crédit professionnel

Lorsque l’entreprise ne dispose pas des fonds pour couvrir l’achat des véhicules, il est possible de passer par une banque pour obtenir un emprunt professionnel. Le montant doit être justifié auprès de la banque, laquelle va vérifier la capacité de remboursement de l’entreprise en vérifiant certains éléments dans les derniers bilans, comme le chiffre d’affaires, le résultat mais surtout l’excédent brut d’exploitation (EBE). La durée de remboursement d’un prêt à la consommation dit également prêt professionnel doit se faire sur 7 ans maximum, les conditions peuvent varier d’une banque à une autre.

La LLD : location longue durée

C’est le nouveau mode de financement dans le domaine de l’automobile qui consiste à louer une flotte automobile plutôt que de l’acheter. L’avantage pour l’entreprise est de tout inclure dans un loyer, c’est-à-dire l’utilisation du véhicule, son entretien mais aussi les assurances comme la perte financière ou encore l’assurance auto. La durée d’un contrat de LLD peut s’étendre sur une durée minimale de 24 mois et une durée maximale de 72 mois, le renouvellement de la flotte est plus court car les entreprises vont généralement opter pour du 36 mois ou 48 mois, là où un crédit auto va plutôt s’articuler sur une durée de 60 mois.

L’assurance de la flotte : un coût qui peut être optimisé

Disposer d’une flotte automobile implique forcément de devoir assurer les véhicules en conséquence. Suivant le type de véhicule et son utilisation, il sera nécessaire d’adapter les contrats et les garanties. Il est souvent plus simple de profiter d’un contrat d’assurance de flotte plutôt que de gérer les véhicules un à un. La plupart des compagnies d’assurances vont proposer des contrats adaptés aux flottes de véhicules et prévoir des garanties spécifiques en fonction du métier, du véhicule ou encore de son utilisation (véhicule commercial uniquement utilisé sur route, véhicule utilitaire nécessitant d’aller sur des chantiers, véhicules de livraisons nécessitant des arrêts fréquents…). L’entreprise peut espérer réaliser de solides économies en optant pour un contrat de flotte, notamment lorsque le nombre de véhicules est important. 

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