Qu’est-ce que le Fleet Management ?
Le Fleet Management est une activité consistant à gérer une flotte d’entreprise, elle peut être internalisée dans l’entreprise ou sous-traitée auprès d’une agence spécialisée.
Principe et définition du Fleet Management
De nombreuses entreprises ont besoin quotidiennement de véhicules afin d’assurer à leurs collaborateurs des déplacements dans le cadre de leurs activités, il peut s’agir de plusieurs dizaines de voitures à plusieurs centaines de véhicules. Le Fleet Management traduit en Français par « gestion de flotte automobile » consiste donc à gérer un parc automobile pour assurer les besoins d’une entreprise. La gestion de la flotte auto concerne plusieurs points :
- L’acquisition des véhicule (achat, location)
- Les entretiens des véhicules
- Les assurances
- La gestion des conducteurs
Une entreprise peut internaliser la gestion du Fleet Management, elle va alors désigner un collaborateur en charge d’assurer le suivi des besoins en matière de déplacements, des véhicules disponibles et anticiper les besoins. Il est aussi possible d’externaliser cette gestion en ayant recours à des sociétés spécialisées dans ce domaine d’activité, l’idée étant de pouvoir piloter le coût annuel et d’optimiser au mieux cette charge pour l’entreprise.
Quelles sont les rôles du Fleet Manager ?
Le Fleet Manager, qui peut être un salarié ou un sous-traitant, va devoir assurer le bon fonctionnement du parc automobile de l’entreprise et pour cela, il lui faudra assurer plusieurs missions en matière de gestion, de négociation mais aussi de logistique.
Acquisition / Revente des véhicules
La plupart des entreprises qui gèrent un parc automobile vont devoir faire l’acquisition et la revente de véhicules en permanence, si certains fleets managers vont opter pour l’achat classique avec un crédit amortissable, d’autres vont préférer opter pour le leasing (LOA, ou LLD) afin de ne pas impacter la capacité d’emprunt de l’entreprise. C’est généralement cette seconde option qui est privilégiée. Le fleet manager doit donc gérer tous les contrats, obtenir les cartes grises mais aussi faire les démarches auprès des assureurs et de la comptabilité.
Assurances des véhicules
L’assurance auto est obligatoire et c’est une charge importante qui peut peser pour l’entreprise, fort heureusement il existe des contrats d’assurances de flotte auto, cela permet de négocier des conditions préférentielles mais aussi de pouvoir mieux gérer les déclarations de sinistres auprès de l’assureur. Avec des contrats de flottes auto, le fleet manager peut effectuer des économies d’échelle non négligeables.
Gestion des entretiens et du suivi des véhicules
Le fleet manager va attribuer les véhicules aux collaborateurs, en fonction de leurs besoins kilométriques, des équipements nécessaires pour effectuer leurs missions mais aussi en fonction de leur statut de l’entreprise. Certaines sociétés attribuent par exemple des modèles de voitures premium aux cadres. Il faut également assurer le suivi du kilométrage, notamment si les contrats de LOA ou de LLD prévoient des plafonds. Ce dernier devra notamment assurer le suivi des entretiens, conformément aux recommandations des constructeurs. Enfin, certains parcs automobiles sont équipés de GPS dans chaque véhicule, ce qui permet d’assurer le suivi des véhicules avec précision.
Gestion des conducteurs et des besoins automobiles
Le fleet manager va devoir tenir compte de la disponibilité des véhicules, mais aussi des conducteurs. Un sinistre, un collaborateur en congés ou en maladie, ces situations doivent être anticipées lorsque c’est possible. Un collaborateur qui fait plus de kilomètres que prévu devra aussi disposer d’un véhicule adapté. Il faut également veiller à maintenir les véhicules en bon état, avec des nettoyages réguliers mais aussi s’assurer que les conducteurs respectent les limitations de vitesse, il faut donc faire preuve de diplomatie et de pédagogie pour faire appliquer les consignes.
